Czy biznesową kolację można wrzucić w koszta firmy? O reklamie i reprezentacji

Reklama i reprezentacja – czym są?

Aby dokładnie odpowiedzieć sobie na to pytanie trzeba wiedzieć czym jest reklama, a czym reprezentacja. Co ważne, mocodawca nie definiuje tych pojęć w ustawach podatkowych,  zatem szukając znaczeń tych pojęć należy sięgnąć do innych publikacji państwowych, między innymi wyroków sądowych lub komentarzy podatkowych, ale także wykładni językowych.   

Reprezentacja zatem „to przede wszystkim każde działanie skierowane do istniejących lub potencjalnych kontrahentów podatnika lub osoby trzeciej w celu stworzenia oczekiwanego wizerunku podatnika w celu ułatwienia zawarcia umowy lub stworzenia korzystnych warunków jej zawarcia. Wydatki na reprezentację to koszty, jakie ponosi podatnik w celu wykreowania swojego pozytywnego wizerunku, uwypuklenia swojej zasobności, profesjonalizmu”[1].  Są to zatem wydatki, które w założeniu mają wpłynąć na wykreowanie założonego przez firmę wizerunku oraz ułatwią zawarcie i nawiązanie kontaktów handlowych.

Reklama zaś to wszystkie działania, które mają zachęcić naszych obecnych i przyszłych klientów do zakupu przedmiotów lub skorzystania z usług firmy. Za reklamę można uznać wciąż popularne ulotki i plakaty, ale także ogłoszenia także filmy reklamowe czy ogłoszenia.

Reprezentacja i reklama jako koszt podatkowy

Kiedy zaliczamy wydatek do kosztów uzyskania przychodu? Przypomnijmy -  jeżeli ponieśliśmy koszty w celu osiągnięcia przychodu, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów, wówczas możemy mówić o zaliczeniu ich do kosztów uzyskania przychodu.

Jeśli mówimy więc o reklamie możemy spokojnie uznać ją jako koszt podatkowy – pod warunkiem, że służy ona uzyskaniu przychodu, a wydatki na nią są udokumentowane. A co z reprezentacją?

Koszty reprezentacji nie mogą być w ogóle kosztem uzyskania przychodów. Wydatki związane z reprezentacją są bowiem wyłączone z kosztów przez przepisy podatkowe. Należy zwrócić szczególną uwagę także na fakt, iż wydatki na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych nie może być uznana za koszty uzyskania przychodu.

Dlatego niezwykle istotnie jest, aby przedsiębiorcy odpowiednio ocenili, czy dany wydatek stanowi reprezentację, czy też jest to koszt zwykłego funkcjonowania firmy. Jeśli właściciele kupują kawę, herbatę czy inne napoje dla pracowników, można uznać je za koszty prowadzenia biura, tym samym stają się kosztami podatkowymi.

Długopisy, ołówki oraz kubki – czy gadżety mogą być kosztem podatkowym?
 

Przepisy prawa podatkowego nie określają czy materiały promocyjne, takie jak długopisy lub ołówki z logotypem firmy, mogą być uznane za koszty uzyskania przychodu. W praktyce przyjmuje się, że gadżety zakupione niskim kosztem mogą pełnić funkcję reklamową, a tym samym można zaliczyć je do kosztów uzyskania przychodów. Warto pamiętać, że drogie i wysokiej klasy materiały promocyjne mogą być potraktowane przez organy państwowe, jako reprezentację, a ta, przypomnijmy, nie jest kosztem podatkowym.

Należy pamiętać, że dzięki prawidłowemu zaliczeniu wydatków do reprezentacji lub reklamy unikniemy problemów z organami. Taka kwalifikacja przekłada się także na prawidłowe obliczenie podatku dochodowego.